Dit is het privacy statement van SMEENK’S Top Personal Assistants (hierna: ‘SMEENK’S, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’), statutair gevestigd te Laag-Keppel en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel Arnhem onder nummer 09175437. Wij verwerken persoonsgegevens in de rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de ‘AVG’).
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 15 februari 2024.
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee een natuurlijk persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (d.w.z. van ontvangen en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:
a) Basisinformatie, zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht, het bedrijf waar u werkt of uw functie;
b) Contactgegevens, zoals postadres (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres;
c) Aanvullende persoonsgegevens, zoals identiteitsbewijs, geboortedatum, nationaliteit en huwelijkse staat;
d) Financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer;
e) Technische gegevens, zoals uw IP-adres, het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt;
f) Persoonsgegevens die u ons geeft als kandidaat, zoals opleidings- en loopbaangegevens;
g) Alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.
2. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van u zelf, bijvoorbeeld als u ons een search opdracht verstrekt, als u onze website bezoekt, een formulier op onze website invult, bij ons solliciteert, uw visitekaartje aan ons geeft of uit informatie die wij verkrijgen tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact met u. Hiernaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van derden, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, openbare bronnen en websites.
3. Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens?
Doeleinden
In alle relaties die wij aangaan zijn persoonsgegevens nodig om uiteindelijk de best mogelijke dienstverlening en samenwerking te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de uitvoering van HR-dienstverlening, waaronder search, werving en selectie en persoonlijke ontwikkeling.
Meer specifiek verwerken wij alleen die gegevens die nodig zijn om:
a) een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
b) een bemiddelings-, personeels- of werknemersrelatie aan te kunnen gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
c) als wij een bemiddelings-, werknemers- of personeelsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving;
d) u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening;
e) uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar een opdracht of werk, waarbij wij ook gebruik kunnen maken van assessments, diploma- en referentiechecks en social media;
f) u aan te kunnen melden voor deelname aan een van onze events, u op de hoogte te kunnen houden van het desbetreffende event, uw aanwezigheid te kunnen registreren en u een deelnamebewijs te kunnen toezenden;
g) u na afronding van een opdracht of deelname aan een van onze events, uit te kunnen nodigen voor een tevredenheidsonderzoek;
h) de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen en analyseren wij het surfgedrag van de bezoekers op onze website. Op onze website kunt u zich aanmelden voor een nieuwsbrief. Ook kunt u zich registreren als gebruiker. U kunt dan uw nieuwsbriefvoorkeuren en uw eventuele deelname aan onze events beheren.
Rechtsgronden
Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daar een rechtsgrond voor bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:
· Voor de uitvoering van een overeenkomst;
· Vanwege een wettelijke verplichting;
· Met uw toestemming;
· Vanwege een gerechtvaardigd belang.
Gebruik door derden
Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dit kan in onder meer de onderstaande gevallen:
Zo kunnen wij derden inschakelen om werkzaamheden uit te besteden. Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG. Als een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens SMEENK’S, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de AVG.
Voor onze betaalde events maken wij gebruik van de diensten van Mollie Payments en PayPal. Mollie en PayPal verzorgen de betaling tussen SMEENK’S en uw bank of een creditcardmaatschappij. Wij krijgen uw betaalgegevens niet te zien. Mollie en PayPal laten ons alleen weten of de betaling gelukt is en maakt het bedrag aan ons over.
Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen wij het surfgedrag van onze websitebezoekers. Dit doen wij met Google Analytics, maar dan wel op een privacy vriendelijke manier: wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten, uw IP-adres wordt geanonimiseerd en wij delen de gegevens niet met Google.
Tenslotte kunnen wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken indien wij daartoe op basis van wet- en/of regelgeving verplicht zijn, wij daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een rechtszaak en/of in het geval wij dat noodzakelijk achten ter bescherming van onze eigen rechten.
4. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij deze hebben verzameld en vastgelegd. Dit betekent dat wij uw gegevens in beginsel vier (4) weken na voltooiing van de opdracht zullen verwijderen, tenzij u ons schriftelijk toestemming geeft om uw gegevens langer in portefeuille te houden. In dat geval bewaren wij uw gegevens een jaar vanaf dat moment. Als wij verplicht zijn om op grond van wetgeving uw gegevens langer te bewaren, hanteren wij de daarvoor wettelijke bewaartermijnen van doorgaans zeven tot tien (7 tot 10) jaar.
5. Waar worden uw persoonsgegevens opgeslagen?
Wij slaan uw persoonsgegevens op, op een daartoe beveiligde server in Nederland. Indien en voor zover wij persoonsgegevens verstrekken aan derden die namens SMEENK’S diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is SMEENK’S met hen overeengekomen dat zij persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen, conform de eisen van de AVG.
6. Op welke wijze worden uw persoonsgegevens beschermd?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Wij maken onder andere gebruik van een SSL-versleutelde website en een individueel password-versleuteld SharePoint.
Voor meer informatie over de inrichting van onze beveiliging, kunt u contact opnemen met ons opnemen via maartje.smeenk@smeenks.com.
7. Welke rechten heeft u?
Indien u de gegevens wilt inzien die wij over u hebben vastgelegd, kunt u ons een verzoek tot inzage versturen via maartje.smeenk@smeenks.com. Wij zullen binnen vier (4) weken op uw inzageverzoek reageren. Als u veranderingen wilt aanbrengen in de gegevens die u heeft gezien naar aanleiding van uw inzageverzoek, kunt u een verzoek hiertoe bij ons doen via voornoemd e-mailadres. U heeft ook het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken. Dit verzoek kunt u eveneens doen via voornoemd e-mailadres. U kunt ons verder verzoeken uw gegevens te wijzigen, verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Wij zullen steeds binnen vier (4) weken reageren op uw verzoek. Mochten wij aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen wij dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U heeft tevens het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en leesbare vorm te verkrijgen en over te dragen. Dit verzoek kunt u tevens aan ons versturen via voornoemd e-mailadres. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit
Persoonsgegevens).
8. Kan dit privacy statement worden gewijzigd?
Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Wij adviseren u daarom om ons privacy statement regelmatig via deze pagina te raadplegen. Mocht ons privacy statement ingrijpend veranderen, dan zullen wij dit ook via een duidelijk bericht op onze website publiceren. Mochten wij uw gegevens voor een andere verwerking willen gebruiken, zullen wij u uiteraard ook actief informeren.
9. Vragen en feedback
Wij controleren regelmatig of wij aan dit privacy statement voldoen. Wilt u meer weten of heeft u vragen of klachten over onze verwerking van uw persoonsgegevens, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen via maartje.smeenk@smeenks.com.
