INGEVULD: Vacature: Virtual Personal Assistant Internationaal Gereputeerd Entrepreneur, Amsterdam

   Jouw nieuwe werkgever

Jouw nieuwe werkgever is een inspirerende, internationaal bekende ondernemer! Zijn team bestaat momenteel uit ongeveer 10-15 jonge, gepassioneerde en hoogopgeleide professionals. Zij zijn ook internationaal gesitueerd en werken met enorm veel energie en talent aan de realisatie van de nieuwste, baanbrekende technologische initiatieven. Vanuit je eigen Nederlandse thuiskantoor (of locatie naar keuze) assisteer je deze dynamische ondernemer van A-Z. Je doet er alles aan om hem zijn volledige potentieel te laten bereiken en zijn nieuwste zakelijke ondernemingen op het hoogste niveau te laten floreren. Hiernaast ondersteun je zijn ondernemende partner met time en calendar management en ondersteun je hen samen als hun lifestyle manager. Zodat zowel hun zakelijke als privéleven op rolletjes verloopt!

Kernwaarden

De kernwaarden waar deze organisatie voor staat en die richting geven aan elke beslissing, zijn:  internationaal, betekenisvol, ambitieus, gedreven, self-directed, dynamisch, professioneel, transparant en no-nonsense.

   Positie

Als toegewijde virtual personal assistant / zakenpartner assisteer en ondersteun je een succesvolle en inspirerende, internationaal gerenommeerde ondernemer. Van A-Z! Je zorgt ervoor dat zowel zijn zakelijke als persoonlijke leven zo soepel mogelijk verloopt. Je houdt van het bieden van dagelijkse assistentie op hoog niveau evenals gedetailleerde planning, organisatie en coördinatie van verschillende vergaderingen, evenementen en oproepen. Je zorgt voor complexe, multi-stop wereldwijde reisarrangementen, routes en visumaanvragen, afgestemd op zijn persoonlijke voorkeuren. Je onderhoudt (internationale) contacten en zorgt te allen tijde voor een juiste voortgang of opvolging. Je beheert uitgaven, organiseert verschillende keren per jaar internationale team building events waarvoor je zelf ook wordt uitgenodigd. Je bereidt accountantsbezoeken voor en handelt alle terugkerende zaken, waar mogelijk, met een hoge mate van zelfstandigheid af. Ook assisteer je graag bij diverse zoekopdrachten en projecten en treed je op als business partner en/of host/hostess. Het geeft je energie om een drukke professional te laten floreren en zich gelukkig te voelen door zijn zakelijk en persoonlijk leven op rolletjes te laten verlopen!

Naast deze activiteiten ondersteun je ook de partner van deze ondernemer met time- en calendar management. En ondersteun je hen samen als lifestyle manager! Als lifestyle manager zorg je optimaal voor hun persoonlijk welzijn. Zo plan je desgewenst een sport- of yogales of organiseer je die onvergetelijke reis waarvoor je de beste buitenlandse accommodaties voorstelt, afgestemd op hun persoonlijke voorkeuren. En slaag je er bijvoorbeeld in om hen te verrassen met twee kaartjes voor het concert van hun favoriete artiest of die ene speciale tentoonstelling, die toevallig in de buurt van hun verblijf is.

De business-to-private ratio in deze rol bedraagt circa 50: 50%.

Kortom een dynamische, uitdagende en vertrouwelijke functie met impact! Met de flexibiliteit om 24/7 stand-by te zijn, indien nodig. 

   De ideale kandidaat

De ideale kandidaat is bereid om net dat beetje extra te doen om precies te kunnen begrijpen wat deze ondernemer en zijn partner precies nodig hebben en wensen. Dit is de belangrijkste succesfactor van deze rol! En natuurlijk de flexibiliteit om 24/7 stand-by te zijn, indien nodig. Je hebt minimaal vijf jaar relevante werkervaring op hbo- of universitair niveau in een ondersteunende, maar zelfstandige rol. Bijvoorbeeld als business assistant bij een start-up. Of als virtual personal assistant, kantoor- of projectmanager in de wereld van hotelwezen, reizen, horeca of wellness. Je werkt graag samen met veeleisende, hoog opgeleide professionals en vindt het heerlijk om verwachtingen te overtreffen. Het spreekt voor zich dat je tech-savvy, digitaal onderlegd en toekomstbestendig bent! Zoom, Slack, Trello, PowerPoint en social media hebben bijvoorbeeld geen geheimen voor jou. Je weet je tijd goed te managen, je hoofd koel te houden en stipt, flexibel en gestructureerd te blijven. Zelfs tijdens piekbelasting. Je bent proactief, ambitieus, uiterst servicegericht en accuraat in alles wat je doet. Nauwkeurig, discreet en je voelt je niet snel overvraagd. Je ziet je rol idealiter als die van een “dirigent”: in the lead en altijd een paar stappen vooruit! Je hebt sterke administratieve en communicatieve vaardigheden. Schakelen tussen verschillende activiteiten, prioriteiten en tijdzones geeft jou energie, evenals het behalen van uitdagende deadlines en het realiseren van uitdagende doelen. Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlands, Engels en Frans taal (in woord en geschrift). Vaardigheid in het Spaans (in woord en geschrift) is een pré.

   Arbeidsvoorwaarden

O.a. goede beloning, stock options, 25 vakantiedagen, 8% vakantiegeld en het volle vertrouwen en waardering van een succesvolle en inspirerende, internationaal gerenommeerde ondernemer en zijn partner. Twee professionals, voor wie jij als dedicated virtual personal assistant / business partner en lifestyle  manager HET verschil maakt! Hiernaast word je lid van een jong, enthousiast en hoog opgeleid internationaal team dat met veel energie en talent werkt aan het realiseren van de nieuwste, baanbrekende technologische initiatieven. Je krijgt de gelegenheid om volledig verzorgde internationale team building events bij te wonen, waar je persoonlijk kennis maakt met je internationale teamleden en je persoonlijk kunt laten inspireren door hun nieuwste, baanbrekende technologische initiatieven. Verder heb je de mogelijkheid om zelfstandig te werken vanuit je thuiskantoor (of locatie naar keuze). In wezen kan de rol fulltime worden vervuld met de flexibiliteit om indien nodig 24/7 stand-by te staan. Uiteraard word je voorzien van een laptop en mobiele telefoon, met de mogelijkheid van BYOD. En krijg je alle ruimte om jezelf verder te ontwikkelen. Zodat jij voor een langere periode het beste uit deze prachtige rol en jezelf kunt halen!

   Kun jij niet wachten om te starten?

Kun jij niet wachten om aan de slag te gaan voor deze inspirerende, internationaal gerenommeerde ondernemer? Als dedicated virtual personal assistant / business partner en lifestyle manager? Vanuit je eigen Nederlandse thuiskantoor (of een andere locatie naar keuze)? In een rol vol afwisseling, korte lijnen, nauwe samenwerking, wederzijds respect en een hoge kwaliteitsstandaard? Waarin jij het beste uit jezelf kunt halen? Voor een langere periode? En herken je jezelf goed in het geschetste profiel? Besluit om je talenten te laten schitteren en stuur ons je sollicitatie (in het Engels), incl. cv, korte motivatie, salarisindicatie en foto voor 9 maart 2020 via maartje.smeenk@smeenks.com! Wij kijken ernaar uit je te ontmoeten!

Exclusiviteit

De search voor deze rol wordt uitsluitend verzorgd door Smeenk’s Personal Assistants. Dus vol aandacht, focus en kwaliteit. En korte lijnen, snel en trefzeker!

Proces

  • Deadline sollicitaties: 9 maart 2020;
  • Interview Smeenk’s Personal Assistants, Amsterdam: zo snel mogelijk, uiterlijk w/c 9 maart 2020;
  • Interview entrepreneur, Amsterdam/Skype/Zoom: zo snel mogelijk, uiterlijk 2/c 9 maart 2020;
  • Start: zo snel mogelijk, uiterlijk 1 mei 2020;
  • Dienstverband: vast, fulltime (40 uur per week) met de flexibiliteit om 24/7 stand-by te staan, wanneer nodig.