Wil jij je verbinden aan een topteam dat dagelijks de missie “A Broader Mind” realiseert? Dat als geen ander weet dat verantwoordelijkheid, openheid en persoonlijkheid nodig zijn om “niet iets, maar iemand te worden”? En om bij te dragen aan slimme maatschappelijke en duurzame oplossingen voor huidige en toekomstige generaties? Op de prachtige Amsterdamse VU-campus in het hart van het kenniskwartier Zuidas -met zijn uitstekende (inter)nationale ligging en bereikbaarheid- is voor het Faculteitsbestuur Humanities, de vacature ontstaan voor een professionele Bestuursassistent! Herken je je goed in het geschetste profiel? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie incl. CV, motivatie, salariswens en digitale (pas-)foto vóór maandag 19 september a.s. via asre@smeenks.com (zie ook onderstaande sollicitatie-informatie).
Wij verheugen ons er alvast op om kennis met je te maken.
See you soon!
SMEENK’S TOP PERSONAL ASSISTANTS
Your investment for success. Through attention, focus and quality.
VACATURE: BESTUURSASSISTENT DIRECTEUR BEDRIJFSVOERING FACULTY OF HUMANITIES, VU AMSTERDAM (32 UUR)
De organisatie
De VU Amsterdam staat voor waardengedreven wetenschappelijk onderwijs, grensverleggend onderzoek én valorisatie. Met in totaal negen faculteiten in de alfa-, bèta-, gamma- en medische wetenschappen, richt deze breed georiënteerde universiteit zich op duurzame, maatschappelijke oplossingen. De Faculty of Humanities verbindt verschillende vakgebieden: Taal, Literatuur en Communicatie, Kunst en Cultuur, Geschiedenis, Oudheidwetenschappen en Filosofie. Het onderwijs en onderzoek focussen zich op actuele thema’s uit samenleving en wetenschap. Van kunstmatige intelligentie tot beeldcultuur, van urbanisatie tot slavernijgeschiedenis en van ‘fake news’ in de journalistiek tot communicatie in organisaties. De faculteit zet daarbij sterk in op kleinschalig, vernieuwend onderwijs en interdisciplinair onderzoek. De VU telt in totaal ruim 30.000 studenten. Dagelijks realiseren ruim 5.000 professionals met “A Broader Mind”, het onderscheidende concept: “Aan de VU word je niet iets, maar iemand!” Op de prachtige Amsterdamse VU-campus in het hart van het Kenniskwartier Zuidas met zijn uitstekende (inter)nationale ligging en bereikbaarheid, is voor de Directeur Bedrijfsvoering van de Faculty of Humanities, die ca. 2.000 studenten en 350 medewerkers telt, de vacature ontstaan voor een professionele Bestuursassistent!
Bedrijfscultuur
De kernwaarden die richting geven aan alle activiteiten van deze internationale kwaliteitsspeler, zijn: verantwoordelijk, open en persoonlijk. Hechte samenwerking met medewerkers en studenten staat centraal, evenals het realiseren van een hoge kwaliteitsstandaard, korte communicatielijnen en heldere afspraken op elk niveau. Haar interne cultuur laat zich het best omschrijven als gepassioneerd, deskundig, loyaal, internationaal, nuchter, transparant, betrouwbaar, direct en in transitie.
Arbeidsvoorwaarden en aantal uren per week
Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden op basis van 32 uur per week (o.a. 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime pensioenregelingsbijdrage en 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband).
De functie
Samen met een collega-Bestuursassistent ondersteun je het Faculteitsbestuur Humanities. Dit Faculteitsbestuur bestaat uit de Directeur Bedrijfsvoering, die tevens je direct leidinggevende is, en een Decaan. Naast de ondersteuning van het Faculteitsbestuur coördineer je de werkzaamheden van drie Afdelingssecretaressen en neem je deel aan diverse projecten binnen de Faculty of Humanities of VU-breed. Bij je werkzaamheden ligt een sterke focus op ontzorging, proactiviteit, voortgangsbewaking, mee- en vooruitdenken en het signaleren, initiëren en coördineren van te ondernemen acties. Evenals op een nauwe samenwerking met je collega-Bestuursassistent. Vanzelfsprekend weten jullie elkaar bij afwezigheid naadloos te vervangen. Formeel maak je deel uit van het Bestuurssecretariaat dat in totaal dus uit twee Bestuursassistenten bestaat, met de Directeur Bedrijfsvoering als hiërarchisch leidinggevende.
Ten aanzien van je werkzaamheden kun je o.a. denken aan:
- Rol van sparring partner;
- Eerste aanspreekpunt, zowel in- als extern;
- Complex agenda- en time management;
- Voorbereiden, plannen, organiseren, coördineren en notuleren van vergaderingen (o.a. het Factulteitsbestuursoverleg en MT);
- Bewaken van de follow-up van actiepunten en besluiten;
- Verdiepen in processen en procedures;
- Coördineren van hooglerarendossiers en het bieden van administratieve ondersteuning bij Promovendi-dossiers;
- Coördineren van activiteiten van drie afdelingssecretaressen;
- Correspondentie- en e-mailbehandeling;
- Deelnemen aan diverse projecten, zowel binnen de faculteit als VU-breed;
- Organiseren van diverse (jaarlijkse) evenementen;
- Coördineren van informatiestromen;
- Optimaal stroomlijnen en structureren van de dagelijkse gang van zaken;
- Ontvangen van gasten en bezoekers;
- Alle overige voorkomende, ondersteunende werkzaamheden.
Functie-eisen
De ideale kandidaat
De ideale kandidaat is een aantal jaren in een soortgelijke functie werkzaam geweest. Is professioneel, een échte teamplayer, wendbaar, integer en sprankelt! Samen met je collega-Bestuursassistent laat je de werkweek van het Faculteitsbestuur (de Directeur Bedrijfsvoering en Decaan) op rolletjes verlopen, waarbij jullie elkaars werk naadloos van elkaar kunnen overnemen. Je kunt je goed identificeren met het streven van de VU en bent servicegericht, energiek, integer en gestructureerd. Je bent goed in staat om de balans te vinden tussen beleidsmatige en operationele taken. Vanzelfsprekend ben je digitaal vaardig, proactief en stressbestendig. Je kunt goed relativeren en beschikt over de vaardigheid om snel te kunnen schakelen op verschillende niveaus. Je bent organisatiesensitief en graag nauw betrokken bij de activiteiten en doelstellingen van je Faculteitsbestuur. Kortom, je zet je er graag optimaal voor in dat ‘jouw’ Faculteitsbestuur duurzaam verder kan excelleren. Buitengewoon wendbaar en met impact.
Concreet voldoe je aan de volgende criteria en beschik je over de volgende competenties:
Criteria
- Interesse in en affiniteit met de maatschappelijk bevlogen kwaliteitswereld van de VU;
- Hbo werk- en denkniveau; bijvoorbeeld een afgeronde opleiding hbo-MER (Management, Economie en Recht), Hotelmanagement en/of Supportopleiding van Schoevers Opleidingen;
- Minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een soortgelijke omgeving;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Uitstekende digitale vaardigheden;
- 32 Uur per week inzetbaar;
- Na het zien van de onderstaande VU-introductiefilm wil jij niets liever dan optimaal gaan bijdragen aan “A Broader Mind”!
Competenties
- Thuis in een bevlogen en maatschappelijk betrokken kwaliteitswereld;
- Discreet, toegankelijk, wendbaar en nieuwsgierig;
- Sterk sociaal en communicatief vaardig;
- Organisatiesensitief en betrokken;
- Proactief en doortastend (initiatief nemen);
- Goed kunnen prioriteren;
- Stressbestendig;
- Prettig assertief;
- Representatief met gevoel voor humor.
Sollicitatie-informatie
Kortom, ambieer jij een prachtige, nieuwe uitdaging ter ondersteuning van een bevlogen, maatschappelijk betrokken Faculteitsbestuur? Waar jij voor langere tijd een optimale en betekenisvolle bijdrage aan kunt leveren? Verantwoordelijk, open en persoonlijk? Ten gunste van een excellente kwaliteitsspeler op een prachtige, internationale campuslocatie in Amsterdam? En herken je je goed in het geschetste profiel? Solliciteer dan vóór maandag 19 september 2022 via asre@smeenkspersonalassistants.com.
Exclusiviteit
De search voor deze vacature wordt exclusief verzorgd door Smeenk’s Top Personal Assistants. Rechtstreekse reacties naar VU Amsterdam of een van haar faculteiten, worden niet in behandeling genomen.
Procedure
- Sluitingstermijn reacties: maandag 19 september 2022;
- Kennismakingsgesprekken Smeenk’s Top Personal Assistants, Amsterdam/online: september 2022; n.o.t.k.;
- Sollicitatiegesprekken VU Amsterdam: september 2022, n.o.t.k.;
- Invulling: zo spoedig mogelijk, idealiter uiterlijk per 1 november 2022;
- Dienstverband: vast (32 uur per week).
Over Smeenk’s Top Personal Assistants, je intermediair
Smeenk’s Top Personal Assistants is Nederlands enige headhunter voor de nieuwe generatie Top Personal Assistants. Met aandacht en focus searchen wij de juiste Personal Assistants voor CEO’s, Business Leaders en Executive Board Members, zodat zij zich optimaal kunnen focussen op hun expertise en op het behalen van duurzame bedrijfsresultaten. Wij doen dit omdat wij geloven in aandacht, focus en kwaliteit als randvoorwaarden voor duurzaam succes. En dáár zetten wij met veel plezier onze passie, expertise en ons netwerk voor in. Hiernaast investeren wij ook met veel plezier in Top Personal Assistants die voorop willen (blijven) lopen in hun rol. Dit doen wij via onze masterclass “Sparkle Your Talents”.
Smeenk’s Top Personal Assistants. Your investment for success. Through attention, focus and quality.
© Smeenk’s Top Personal Assistants.
