NIEUWS

Vacature: Next-level Executive Board Assistant, Hoofdkantoor Internationale Rederij, Amsterdam (36-40 uur)!

Ben  jij die bevlogen top executive board assistant? Wil jij niets liever dan de executive board van een wereldwijde rederij helpen bij het verder waarmaken van duurzame ambities? Volgens de hoogste internationale branchestandaarden? Ben jij een energieke professional, met een internationale mindset, en hoge waarden en normen? Ben je direct, gedreven en innovatief? En zie jij je zelf naadloos passen in het hieronder beschreven profiel? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie incl. CV, beknopte motivatie vóór maandag 18 maart 2024 via maartje.smeenk@smeenks.com (zie ook onderstaande sollicitatie-informatie). 

Wij zien er naar uit om je te ontmoeten!

SMEENK’S TOP PERSONAL ASSISTANTS
Assisting excellent leadership. Through attention, focus and quality.

 

 

VACATURE: NEXT-LEVEL EXECUTIVE BOARD ASSISTANT, HOOFDKANTOOR INTERNATIONALE REDERIJ, NL-AMSTERDAM (36-40 uur)

 

   Functieomschrijving

Als next-level executive board assistant, zul je executive support en assistance gaan bieden aan de hoofddirectie van een van de grootste wereldwijde scheepvaartorganisaties in Nederland. Je belangrijkste verantwoordelijkheid zal zijn om een team van vijf hoofddirectieleden te ondersteunen en te assisteren, in nauwe samenwerking met zowel de secretaressen van deze hoofddirectie als de secretaressen van de partneradministratie. Hiernaast zul je de travel arrangements van de executive board managen, in  samenspraak met het in-company reisbureau. Deze centrale rol, gevestigd op het internationale hoofdkantoor in Amsterdam, vereist het hoogste niveau van professionaliteit, discretie, betrouwbaarheid en taakbeheer.

Bedrijfscultuur

De kernwaarden die richting geven aan alle activiteiten van deze internationale kwaliteitsspeler, zijn: straightforwardness, drive, and innovation. Hechte samenwerking met haar klanten staat hierbij centraal, evenals het realiseren van een hoge kwaliteitsstandaard, korte communicatielijnen, heldere afspraken en een nuchtere, realistische aanpak. Haar interne cultuur laat zich het best omschrijven als nuchter, ondernemend, professioneel, warm zakelijk, dynamisch, transparant, betrouwbaar en toegewijd. 

Aanbod rederij

Naast de mogelijkheid om de executive board van een wereldwijde scheepvaartorganisatie te assisteren bij het waarmaken van duurzame scheepvaartambities volgens de hoogste internationale branche standaarden, bieden zij een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket aan. Dit pakket omvat een premievrij pensioen, een variabele bonus (afhankelijk van de prestaties van de organisatie en persoonlijke prestaties), 29 vakantiedagen (voor fulltime dienstverband) en de kans om deel uit te maken van een onafhankelijke ‘scheepvaartfamilie’, waar geen dag hetzelfde is! 

Ten aanzien van je voornaamste werkzaamheden kun je o.a. denken aan:

  • Strategisch business partnership;
  • Complex e-mail, agenda-, time- en travelmanagement;
  • Screening en organiseren van binnenkomende informatie en calls, met prioritering van taken;
  • Het zoveel mogelijk zelfstandig oplossen van de meeste vragen en uitdagingen, waarbij je alleen de meest complexe kwesties doorverwijst;
  • Optimalisatie van werkprocessen en handhaving van efficiënte dagelijkse gang van zaken;
  • Plannen en organiseren van verschillende vergaderingen en afspraken, incl. follow-up bewaking;
  • Het notuleren van vergaderingen, actiepunten en beslissingen, incl. follow-up bewaking;
  • Het verdiepen in processen en procedures;
  • Het voorbereiden van presentaties, e-mails en documenten met een hoog niveau van professionaliteit en nauwkeurigheid;
  • Het identificeren van gebieden voor verbetering van de kantoororganisatie en efficiency;
  • Het assisteren en ondersteunen van de executive board bij eventuele aanvullende taken of projecten, indien nodig.

 

   De ideale kandidaat

De ideale kandidaat functioneert effectief in het ‘oog van de storm’ als de ogen en oren van de executive board. Je bent een energieke professional met een internationale mindset en hoge waarden en normen. Gedreven door het werken naast snelle en dynamische professionals, en behendig en bekwaam in stakeholdermanagement. Je benadert verantwoordelijkheden op een gestructureerde en georganiseerde manier, toont proactieve probleemoplossende vaardigheden en bent stressbestendig. Als een echte teamplayer heb je minimale sturing nodig en relativeer je zaken goed. Je hebt je kwaliteiten om goed met vertrouwelijke informatie om te kunnen gaan, eerder in praktijk bewezen. Je hebt een goed oog voor detail en voor verhoudingen. Een positieve mindset, een natuurlijke interesse in ‘hoe organisaties in elkaar zitten’ en de passie om optimaal bij te dragen aan het helpen waarmaken van toekomstbestendige ambities op het gebied van scheepvaart, maken het profiel van de ideale kandidaat compleet!

De ideale kandidaat kan zich goed met de volgende criteria en competenties identificeren:

Criteria

  • Interesse in en affiniteit met de internationale rederijwereld;
  • Bij voorkeur VWO, gevolgd door een afgeronde Bachelor en/of Master in Executive Support, Hotel Management or Business Administration;
  • Minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een professionele omgeving;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift ;
  • Uitstekende beheersing van MSOffice; tech-savvy;
  • Hart voor de rol van Executive Board Assistance;
  • Beschikbaar voor 36-40 uur per week.

Competenties

  • Oog voor de wensen en eisen die aan top-executives worden gesteld; vermogen om te partneren en zaken uit te voeren met een grote mate van zelfstandigheid;
  • Betrokken bij maatschappij en duurzame ontwikkeling (SDGs);
  • Ondernemend, toegankelijk en praktisch;
  • Integraal, organisatiesensitief en betrokken;
  • Kwaliteits- en servicegericht;
  • Resultaatgericht, zowel zelfstandig als in teamverband;
  • Representatief met een sterke werkethiek.

 

    Sollicitatie-informatie

Kortom, kun jij niet wachten om deze inspirerende en bevlogen executive board te gaan helpen bij het waarmaken van toekomstige rederijambities? Volgens de hoogste internationale industrienormen? Ben je daarbij rechtdoorzee, gedreven en innovatief? En herken je je naadloos in het hierboven geschetste profiel? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie incl. CV, motivatie en salarisindicatie vóór maandag 18 maart 2024, 12.00 uur via maartje.smeenk@smeenks.com.

Exclusiviteit

De search voor deze vacature wordt exclusief verzorgd door SMEENK’S Top Personal Assistants. 

Procedure

  • Sluitingstermijn reacties: maandag 18 maart 2024, 12.00 uur;
  • Kennismakingsgesprekken SMEENK’S Top Personal Assistants, Amsterdam/online: idealiter w/c 18 maart 2024; 
  • Kennismakingsgesprekken Global Shipping HQ, Amsterdam: idealiter w/c 18 maart 2024;
  • Aanvaarding functie: zo spoedig mogelijk, idealiter per 1 mei 2024;
  • Dienstverband: vast (36-40 uur).

 

Over SMEENK’S Top Personal Assistants, je intermediair

SMEENK’S Top Personal Assistants is Nederlands premier executive PA-search specialist voor excellent leiderschap. Met aandacht en focus searchen wij de juiste next-level assistants als business partners voor CEOs, zodat deze zich optimaal kunnen focussen op hun expertise én op het behalen van duurzame bedrijfsresultaten. Buitengewoon wendbaar en met impact. Omdat wij geloven in aandacht, focus en kwaliteit als randvoorwaarden voor duurzaam succes. En daar zetten wij met veel plezier onze passie, expertise en ons netwerk voor in.

Daarnaast investeren wij ook met veel plezier in top personal assistants die voorop willen (blijven) lopen in hun rol. Dit doen wij o.a. via onze masterclassreeks “Sparkle Your Talents”.

SMEENK’S Top Personal Assistants
Assisting excellent leadership. Through attention, focus and quality.

 

© SMEENK’S Top Personal Assistants.

Maartje C. Smeenk representing Next-Level Executive Board Assistant Search
Open chat
1
If you contact us via this chat you may expect to hear back from us on the same (working) day.

Have a wonderful day!

Best regards,

SMEENK'S TOP PERSONAL ASSISTANTS
Assisting excellent leadership. Through attention, focus and quality.