VIJF MANIEREN OM EEN STRATEGISCH PARTNERSCHAP TE CREËREN MET UW PERSONAL ASSISTANT
Adam Hergenrother
CEO en voorzitter van Hergenrother Enterprises, Vermont, Verenigde Staten
Ter inspiratie dit keer een persoonlijke visie van een leider op het strategische belang van een personal assistant. En dit komt van een Amerikaanse ondernemer die in minder dan zeven jaar tijd zeven snelgroeiende en succesvolle organisaties heeft gerealiseerd: Adam Hergenrother. Hij ontwikkelt wereldleiders en onroerend goed uit de Verenigde Staten. Hij laat u op vijf manieren zien hoe u een strategisch partnerschap met uw personal assistant tot stand kunt brengen.
Wij wensen u veel inspiratie en leesplezier!
En natuurlijk, wilt u ook uw strategische potentieel en focus maximaliseren? Aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen.
Wij zetten onze expertise, passie en ons netwerk graag voor u in!
SMEENK’S PERSONAL ASSISTANTS
Your investment for success. Through attention, focus and quality.
VIJF MANIEREN OM EEN STRATEGISCH PARTNERSCHAP TE CREËREN MET UW PERSONAL ASSISTANT
Adam Hergenrother
CEO & Chairman of the Board of Hergenrother Enterprises, Vermont, Verenigde Staten
“Vorige week had ik een goed en eerlijk gesprek met Hallie Warner, mijn chief of staff. Zij had haar volgende groeimogelijkheid nodig en wist niet zeker of deze door mij en mijn organisatie zou kunnen worden vervuld. Door dit gesprek heb ik mijzelf als leider eens kritisch onder de loep genomen en hierdoor mijn eigen groeimogelijkheid ook helder gekregen. Dit gesprek was ook een bewijs van het vertrouwen en de loyaliteit die wij de afgelopen vijf jaar met elkaar door onze samenwerking hebben opgebouwd. Veel mensen zouden waarschijnlijk op zoek zijn gegaan naar een baan en een dergelijk gesprek zijn gestart met het opzeggen van hun baan. Hallie niet. Zij wil mijn organisatie niet verlaten en ik wil ook helemaal niet dat zij weggaat! Maar er moest wel iets veranderen. Dus wij bespraken haar wensen en werken momenteel aan een 90-dagen plan om haar in haar kracht te krijgen. Zij heeft zich de afgelopen vijf jaar gecommitteerd aan mij en mijn visie. En ik op mijn beurt heb mij gecommitteerd aan het voortdurend vergroten van mijn leiderschap via haar en mijn teamleden. Dat is wat een strategisch partnerschap is.”
Cruciale krachtvermenigvuldigers voor het succes van uw organisatie
“Laten wij het dus hebben over een van de belangrijkste relaties die leidinggevende ooit zullen hebben: de relatie met hun assistant. De rol van assistant is tegenwoordig heel anders dan 50, 20 of zelfs tien jaar geleden. De meeste assistants vervullen nu verschillende rollen tegelijk en staan vaak meer dan één leider bij. Wat hun titel ook is, personal assistant, special assistant, chief of staff, executive assistant, co-ordinator of chaos, assistants zijn krachtvermenigvuldigers en het vinden van de juiste, getalenteerde assistent is cruciaal voor het succes van uw bedrijf. Misschien nog kritischer is het uitdagen van die assistant, hem of haar helpen groeien teneinde hem of haar voor de organisatie te kunnen behouden (zie paragraaf 1). “
Benut de voordelen van een fantastische assistent
“Bij mijn eerste postacademische baan als commercieel verzekeraar had ik meteen een assistant. Ik wist niet precies hoe ik door die relatie moest navigeren en liet mijn assistant vaak koffie voor mij halen, documenten voor mij archiveren en versturen. Ik dacht dat dat is wat assistants deden, toch? Nadat ik daar was ontslagen en mijn carrière in onroerend goed was begonnen, begon ik het belang van het inzetten van een geweldige assistent echt te begrijpen. Het was niet alleen iemand aan wie ik diverse taken kon overdragen, het was ook iemand met wie ik een wederzijds beneficiaire samenwerking kon creëren. Ik concentreerde me op verkoop en mijn assistant concentreerde zich op haar sterke punten – het afhandelen van marketing, klantenservice en het creëren van systemen en processen om mijn organisatie soepel te laten verlopen, wat goed was voor ons beiden.”
Zij beschermt mijn schema, versterkt mijn team en optimaliseert mijn scope door op te treden als een verlengstuk
“Als je niet iemand hebt die je vertrouwt, die je denken uitdaagt en je ertoe aanzet om een betere leider te worden, dan is het waarschijnlijk niet de juiste relatie. Hoewel Hallie mij dagelijks ondersteunt, zie ik haar niet als een assistant, maar eerder als een strategische zakenpartner. Aan welke projecten ik ook werk of welke beslissingen ik voor de organisatie ook neem, zij is bekend met en maakt deel uit van het proces. Zij beschermt mijn schema, maximaliseert mijn tijd en scope door te allen tijde als verlengstuk van mij op te treden. Als zij spreekt, spreekt zij namens mij en ik vertrouw er op dat zij dat zal doen. Dit is niet over een nacht ijs gebeurd. Hallie werd in 2010 aangenomen als assistant op instapniveau en wij zijn allebei enorm gegroeid in de afgelopen 5+ jaar. Wij gingen van twee organisaties in Vermont naar zes organisaties in acht staten. Wij hebben allebei fouten gemaakt (vele), offers gebracht en veel geleerd door de jaren heen, maar wij hebben het samen gedaan. Wat ik hiermee probeer te zeggen is, vind een Hallie voor uzelf! “
VIJF MANIEREN OM EEN STRATEGISCH PARTNERSHP MET JE ASSISTANT TE CREEREN
1. Geef controle op
“U, ja u, controle freak. U moet de controle opgeven om uw assistant te laten stralen. Geloof me, u kunt het absoluut NIET beter doen dan een geweldige assistant. Een geweldige assistant zal u helpen delegeren en werk uit handen nemen (en het u niet terug laten nemen). Een getalenteerde assistant zal het niet tolereren dat u hem of haar op microniveau managet en zal uiteindelijk uzelf managen. Als u niet de controle over elke e-mail, elke vergadering, elk marketingstuk, enz. opgeeft, dan:
- bent uzelf de assistent en had u helemaal geen assistant aan mogen nemen;
- of uw assistant zal vertrekken en een leidinggevende vinden die hem of haar wel in de gelegenheid zal stellen om zijn of haar werk te doen en goed!”
“Het moeilijkste was voor mij om de controle over mijn agenda op te geven. In het begin had ik elke keer als Hallie iets voor mij had ingepland, het gevoel dat ik in een kooi werd opgesloten en daarna langzaam werd gefolterd. Maar het maakte mij wel doelgerichter. Wij komen nu regelmatig bij elkaar om prioriteiten te bespreken en vergaderingen te delegeren aan andere teamleden, zodat mijn dag strategisch blijft en ik alleen tijd besteed aan die zaken die er het meest toe doen. Zij is zich terdege bewust van wat die dingen zijn en handelt dienovereenkomstig. Je zult nooit het volledige potentieel van iemand zien of iemand laten groeien, als je de controle niet opgeeft. En dan, voor je het weet, worden zaken gewoon be- en afgehandeld. Zaken waarvan je niet eens wist dat je ze nodig had! Door controle op te geven, creert u de ruimte om u op uw 20% te concentreren. “
2. Breng hen naar uw inner circle
“Uw assistent werkt MET u, niet VOOR u. Hallie leest al mijn e-mails, volgt het merendeel van mijn lessen en trainingen, luistert naar gesprekken en neemt deel aan vergaderingen. Zij is effectiever als zij weet wat ik weet, weet hoe ik nadenk, hoe ik problemen oplos en wat ik heb besloten en beloofd (zodat zij kan opvolgen en leveren). Houd je assistant niet op afstand en wijs geen taken toe die geen context of betekenis hebben. Assistants zullen veel meer investeren in jouw succes als zij deel uitmaken van het hele proces en uiteindelijk deel uitmaken van de besluitvorming of zelfs het namens jou nemen van beslissingen. Wanneer je je assistant meeneemt in je ‘inner circle’, creeer je een ‘w in-win situatie. Voor iedereen.”
3. Spreek regelmatig met elkaar af en communiceer ook regelmatig
“Of je nu Slackt, e-mailt, sms’t of per telefoon contact met elkaar houdt, het maakt mij niet uit welke vorm van communicatie je gebruikt, zolang je maar regelmatig met je assistant communiceert. Hallie en ik e-mailen constant en hebben ook elke week een face-t0-face om doelen en prioriteiten elke week met elkaar af te stemmen. Onze kantoren liggen vlak naast elkaar, dus als zij mij enige pauze in mijn schema toestaat, zal ik tussen de vergaderingen door een idee of een persoonlijk project persoonlijk met haar delen. Regelmatige communicatie zorgt ervoor dat je altijd up-to-date bent. Prioriteiten veranderen voortdurend en wat op maandag belangrijk kan zijn, is dat mogelijk niet meer op woensdag. Om ervoor te zorgen dat je assistant zijn of haar werk goed doet, moeten zij op de hoogte zijn van deze wijzigingen, zodat zij kunnen inspelen op veranderingen, vergaderingen kunnen reschedulen of prioriteiten kunnen herzien. Verminder chaos en onnodige communicatie!”
4. Stel duidelijke doelen, verwachtingen en wins
“Wanneer je met je marketingteam of je verkoopmedewerkers werkt, zijn de doelen vrij duidelijk: haal je cijfers. X-volume in verkoop of een X-aantal aan gegenereerde leads of X-ROI. Eenvoudig, toch? Hoe zit het met de doelen en verwachtingen voor je assistant? Hoe laat je je assistant weten dat hij of zij aan je verwachtingen voldoet? Dat hij of zij optimaal bijdraagt aan jouw succes en aan dat van je organisatie? Elke assistent: leidinggevende relatie is anders en niet twee assistantrollen zijn precies hetzelfde. De assistentrol wordt grotendeels bepaald door de leidinggevende en wat deze leidinggevende precies nodig heeft. Dus hoewel ik geen exact doel of ‘win’ heb om te implementeren met je assistant, is het belangrijk dat jij als leidinggevende er voor zorgt dat je er een hebt. Bespreek het en zorg er voor dat je de buy-in van je assistant krijgt. Misschien is dit het aantal klantrecensies die u elke maand op een online beoordelingssite ontvangt. Misschien zorgt het ervoor dat het moreel van medewerkers te allen tijde 90% is. Of misschien is het gewoon dat e-mails worden afgehandeld en dat er aan het einde van elke week geen openstaande actiepunten zijn. Het gaat er om een soort standaard te hebben, waar je assistent aan kan werken om deze te behalen en te overtreffen. Ga nog een stap verder en schets ook duidelijke ‘beloningen’ (bonussen, collegegeld, eigen vermogen, etc.). Het maakt niet uit hoe geweldig je bent, je assistant heeft waarschijnlijk meer inspiratie en motivatie nodig dan het al naar gelang het genoegen van de CEO, ondersteunen van de CEO.”
5. Maak vertrouwen een prioriteit
“Vertrouwen en loyaliteit zijn het fundament van een succesvolle assistant: leidinggevende relatie. Ga er niet zomaar van uit dat het zal gebeuren. Vertrouwen en loyaliteit kunnen niet over een nacht ijs worden gerealiseerd, maar zijn wel belangrijk om deze bij elke gelegenheid met je assistant te cultiveren. Zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Doe het juiste en geef je fouten toe. Geef je assistant nooit de schuld van een fout die jezelf hebt gemaakt (hoewel assistants wel vaak bereid zijn de schuld voor iets op zich te nemen ten gunste van het team). Wees eerlijk (soms brutaal) en kwetsbaar en creëer een omgeving waarin je assistant hetzelfde kan doen. Sta anderen niet toe om je assistant te pesten of voor hun karretje te spannen. Ondersteun je assistant, zoals hij of zij jou ondersteunt. Je moet voor elkaar instaan om een echt partnership te kunnen hebben.”
