Pleidooi voor een Chief of Staff

EEN PLEIDOOI VOOR EEN CHIEF OF STAFF

Deze maand verscheen het artikel “The case for a Chief of Staff” in Harvard Business Review.

Zoals in dit artikel wordt uiteengezet, hebben veel chief executives een Chief of Staff (CoS) nodig – iemand die verder gaat dan de traditionele managementassistent om het kantoor soepel te laten functioneren. De juiste Chief of Staff kan een belangrijke bron van hulp zijn voor leiders die het beste uit zichzelf én hun organisatie willen halen.

Hieronder vindt u de hoogtepunten van dit artikel.

Wij wensen u veel inspiratie. En natuurlijk, bent u een nieuwe CEO? Van een complexe organisatie? En wilt u uw hoogste potentieel kunnen bereiken?  Vol aandacht, focus en kwaliteit? Aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Wij zetten onze expertise, passie en ons netwerk met plezier voor u in!

SMEENK’S PERSONAL ASSISTANTS
Your investment for success. Through attention, focus and quality.

EEN PLEIDOOI VOOR EEN CHIEF OF STAFF

Wanneer nieuwe CEO’s met een veranderingsmandaat een bedrijf overnemen, investeren zij doorgaans tijd in het hervormen van de strategie en het bepalen van het type cultuur dat nodig is om te slagen. Die keuzes sturen andere beslissingen, waaronder wie hun senior managers zullen zijn en hoe de leiders hun tijd zullen verdelen.

Succesfactor voor het helpen bepalen van effectiviteit

De meeste nieuwe CEO’s besteden weinig aandacht aan een sleutelfactor die hun effectiviteit zal helpen bepalen: het administratieve systeem dat de dagelijkse bedrijfsvoering in hun kantoren begeleidt. Dit systeem zorgt ervoor dat leiders optimaal gebruik kunnen maken van hun beperkte tijd, dat informatie op het juiste moment in hun besluitvormingsproces komt en dat follow-up plaatsvindt zonder dat zij hoeven te controleren. Veel nieuwe CEO’s kiezen standaard voor het systeem dat ze hebben geërfd, ook al past het slecht bij hun stijl of de operationele veranderingen die zij moeten aanbrengen. Vaak is er een betere manier om met de informatiestroom om te gaan die nodig is om een CEO te laten slagen – en heel vaak kan een Chief of Staff  (CoS) hier een essentiële rol spelen.

 

De rol en verantwoordelijkheden van een Chief of Staff (CoS)

Hoewel elke leider de positie moet aanpassen aan zijn of haar eigen behoeften, moet de CoS verschillende hoofdtaken uitvoeren, allemaal gericht op het effectiever maken van tijd, informatie en besluitvormingsprocessen. 

Patrick Aylward, vice-president en CoS bij Horizon Blue Cross Blue Shield in New Jersey, verdeelt de taak in vijf rollen:

  1. fungeren als luchtverkeersleider voor de leider en het senior team;
  2. als integrator die werkstromen met elkaar verbindt die anders tot zwijgen zouden worden gebracht;
  3. als communicator die het leiderschapsteam en de bredere organisatie verbindt;
  4. als een eerlijke makelaar en waarheidsverteller wanneer de leider een brede visie nodig heeft zonder grasmatoverwegingen;
  5. en als vertrouwenspersoon zonder politieke agenda.

Aylward wijst erop dat “terwijl de andere direct reports van een CEO doorgaans hun eigen gebieden benadrukken, een goede CoS rekening kan houden met de behoeften van de hele onderneming.”

De meest geavanceerde Chiefs of Staff helpen CEO’s ook bij het bedenken en vaststellen van beleid – en zorgen ervoor dat zij worden geïmplementeerd. Zij anticiperen op problemen en kunnen vooral goed omgaan met zaken die de nodige diplomatie vereisen. Zij fungeren als een paar extra ogen en oren door politieke valkuilen aan te wijzen die hun bazen mogelijk niet herkennen (vooral als de bazen nieuw zijn voor het bedrijf). Belangrijk is dat een CoS handelt met de impliciete imprimatur van de CEO – iets dat nederigheid, volwassenheid en situationele gevoeligheid vereist.

De CoS-rol is beslist anders dan die van de managementassistent. In tegenstelling tot een managementassistent, werkt een CoS autonoom en behandelt deze geen routinematige correspondentie, agenda- en timemanagement van de leider. De CoS op het hoogste niveau moet een volwaardig lid van het senior leiderschapsteam zijn, zij het zonder de rang of vergoeding van een C-level executive.

Sterke winst in productiviteit en impact

Ongeacht specifieke verantwoordelijkheden, kan een CoS een leider helpen om een sterke winst te behalen in productiviteit en impact. Neem een manager die ik Joe noem, die werd gepromoveerd van hoofd verkoop en marketing tot president van een zojuist overgenomen middelgrote onderneming – wat betekent dat Joe rapporteerde aan een voorzitter en CEO op een ver hoofdkantoor, waardoor de baan meer politieke complexiteit kreeg. Een paar maanden later worstelde hij in zijn nieuwe rol. “Ik was mijzelf niet”, herinnert hij zich. ‘Ik was een stap langzamer. Ik werkte langer dan ooit, maar kreeg niet zoveel gedaan en besteedde geen tijd aan wat het belangrijkst was.’

De belangrijkste taken van een CoS maken tijd, informatie en besluitvorming effectiever.

Bij sommige grote bedrijven kiezen leidinggevenden die aan de CEO rapporteren ook voor een CoS. Eén CHRO heeft er de afgelopen 10 jaar vijf in dienst gehad (de vijfde is nog steeds bij hem) terwijl hij bij twee Fortune 100-bedrijven werkte. ‘Het meest zichtbare voordeel voor mij is de tijd’, zegt hij. “Ik heb een derde meer tijd gekregen en ik kon meer voor elkaar krijgen. Minstens zo belangrijk is dat mijn Chiefs of Staff een systeem hebben ontwikkeld, zodat ik mij kan blijven concentreren op mijn CEO en bestuur en er toch voor kan zorgen dat de dagelijkse zaken worden afgehandeld.” Deze leidinggevende behandelt de CoS-rol als een roterende functie die twee tot vier jaar duurt. Het is een begeerde opdracht, omdat het typisch een springplank is naar een grotere baan: drie van zijn eerdere stafchefs zijn chief learning officer geworden,  hoofd van talentverwerving / planning en leiderschapsontwikkeling, en een senior manager op de afdeling Compensatie.

De oorsprong van de rol van stafchef

De CoS-rol is ontstaan in het leger en de overheid en gaat eeuwen terug. Cicero, de Romeinse politicus en redenaar, gebruikte een slaaf genaamd Tiro, die volgens Cicero’s biograaf Zach Bankston als secretaris, financieel opzichter en politiek strateeg diende. “Napoleon: A Life” door Andrew Roberts beschrijft de cruciale rol die Louis-Alexandre Berthier speelde bij het helpen van Napoleon op het hoogtepunt van zijn krachten. De historici Ron Chernow en Joseph Ellis hebben de CoS-achtige rol beschreven die Alexander Hamilton voor George Washington speelde. Deze mensen moeten niet worden verward met de persoonlijke secretarissen of aides-de-camp die elke leider ook had. Het waren eerder naaste adviseurs die de meest delicate strategische zaken behandelden en vertrouwde vertrouwenspersonen werden.

De laatste tijd is de CoS-positie in bedrijven steeds gebruikelijker geworden. Volgens Tyler Parris, de auteur van “Chief of Staff: The Strategic Partner Who Will Revolutionize Your Organization”, hadden 68.000 mensen in 2015 de CoS-titel bij niet-militaire, niet-gouvernementele organisaties in de Verenigde Staten – meestal grote bedrijven. Parris ontdekte dat de helft van de bedrijven een rotatiemodel gebruikten waarin high potentials worden benut om een bepaalde periode (meestal twee jaar) in de rol door te brengen en vervolgens over te stappen naar een lijnfunctie.  Bij bedrijven die geen rotatiemodel gebruiken, blijven mensen vaak vijf jaar of langer CoS.

Twee belangrijke succesfactoren

Twee belangrijke succesfactoren

Twee factoren zullen bepalen of het opnemen van een CoS in the executive office zaken zal verbeteren.

Ten eerste: de bereidheid van de CEO om zijn/haar routine aan te passen wanneer de chief of staff eenmaal aan boord is. Als de CEO gewend is zijn of haar eigen CoS te zijn en zo blijft handelen nadat hij/zij een CoS heeft aangenomen, zal zelfs de beste CoS niet uit de verf komen. 

Ten tweede: de aanwezigheid van een relatie die het mogelijk maakt om constructief feedback te geven en te ontvangen.  Vanaf het allereerste begin zou de CEO een deal moeten sluiten met de nieuwe CoS: als de CoS zijn of haar vermogen om feedback te geven verbetert, zal de CEO voor deze feedback open staan en hier aandachtig naar luisteren. De relatie die resulteert, zal de prestaties en tevredenheid voor zowel leider als CoS verbeteren.

Samenvattend

Iedereen heeft hulp nodig om zijn of haar hoogste potentieel te bereiken en om de inspanning die nodig is om een complexe organisatie te leiden, vol te houden. De juiste chief of staff kan een belangrijke bron van hulp zijn voor leiders die het beste uit zichzelf én hun organisaties willen halen.


Het volledige artikel verscheen in de mei-juni 2020 editie van Harvard Business Review.

Dan Ciampa is een voormalig CEO, een adviseur voor de executive board en schrijver van vijf boeken, inclusief “Transitions at the Top: What Organizations Must Do to Make Sure New Leaders Succeed (met David L. Dotlich, Wiley, 2015)” en “Right from the Start: Taking Change in a New Leadership Role (met Michael Watkins, Harvard Business Review Press, 1999)”.