fbpx

Pleidooi voor een Chief of Staff

Dit artikel verscheen eerder als ‘The case for a Chief of Staff’ in Harvard Business Review.

Zoals in dit artikel wordt uiteengezet, hebben veel chief executives een Chief of Staff (CoS) nodig – iemand die verder gaat dan de traditionele managementassistent om het kantoor soepel te laten functioneren. De juiste Chief of Staff kan een belangrijke bron van hulp zijn voor leiders die het beste uit zichzelf én hun organisatie willen halen.

Hieronder vindt u de highlights van dit artikel.

Wij wensen u veel inspiratie. En natuurlijk, bent u een nieuwe CEO? Van een complexe organisatie? En wilt u uw hoogste potentieel kunnen bereiken?  Vol aandacht, focus en kwaliteit? Let’s talk.

Wij zetten onze expertise, passie en ons netwerk met plezier voor u in!

SMEENK’S PERSONAL ASSISTANTS
Your investment for success. Through attention, focus and quality.

PLEIDOOI VOOR EEN CHIEF OF STAFF

Nieuwe CEO’s met een veranderingsmandaat investeren doorgaans tijd in het hervormen van de strategie en het bepalen van het type cultuur dat nodig is om te slagen. Die keuzes sturen andere beslissingen, waaronder wie hun senior managers zullen zijn en hoe leiders hun tijd zullen verdelen.

   Succesfactor voor het helpen bepalen van effectiviteit

De meeste nieuwe CEO’s besteden over het algemeen (te) weinig aandacht aan een sleutelfactor, die van groot belang is voor hun effectiviteit: het administratieve systeem dat aan de basis ligt van de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit systeem zorgt er voor dat leiders optimaal gebruik kunnen maken van hun beperkte tijd, dat informatie op het juiste moment in hun besluitvormingsproces komt en dat follow-up plaatsvindt zonder dat zij zaken hoeven te controleren. Veel nieuwe CEO’s kiezen standaard voor het systeem dat zij van hun voorganger hebben geërfd, ongeacht of dit wel of niet bij hun stijl past of bij de operationele veranderingen die zij moeten aanbrengen. Vaak is er een betere manier om om te gaan met de informatiestroom die nodig is om een CEO te laten slagen. En heel vaak kan een Chief of Staff  (CoS) hier een essentiële rol spelen.

   Rol en verantwoordelijkheden van een Chief of Staff (CoS)

Hoewel elke leider deze rol en verantwoordelijkheden moet afstemmen op zijn of haar eigen wensen of behoeften, heeft de CoS verschillende hoofdtaken. Deze hoofdtaken zij gericht op het effectiever maken van tijd, informatie en besluitvormingsprocessen. 

Patrick Aylward, vice-president en CoS bij Horizon Blue Cross Blue Shield in New Jersey, verdeelt de functie in vijf rollen:

  1. traffic coördinator voor de leider en het senior team;
  2. integrator die werkstromen met elkaar verbindt die anders tot zwijgen zouden worden gebracht;
  3. communicator die het leiderschapsteam en de bredere organisatie verbindt;
  4. eerlijke makelaar en waarheidsverteller wanneer de leider een brede visie nodig heeft zonder grasmatoverwegingen;
  5. en vertrouwenspersoon zonder politieke agenda.


Aylward wijst erop dat “terwijl de andere direct reports van een CEO zich doorgaans richten op hun eigen aandachtsgebieden, een goede CoS rekening kan houden met de behoeften van de hele onderneming.”

De meest geavanceerde Chiefs of Staff helpen CEO’s ook bij het bedenken en vaststellen van beleid. En zorgen voor de juiste implementatie van dit beleid. Zij anticiperen op problemen en kunnen vooral goed omgaan met zaken die de nodige diplomatie vereisen. Zij fungeren als een paar extra ogen en oren door politieke valkuilen aan te wijzen die hun bazen mogelijk niet herkennen (vooral als de bazen nieuw zijn in de organisatie). Belangrijk is dat een CoS handelt met de impliciete imprimatur van de CEO – iets dat nederigheid, volwassenheid en situationele gevoeligheid vereist.

De CoS-rol is beslist anders dan het traditionele vak van assistant. Een CoS werkt autonoom en behandelt geen routinematige correspondentie of agenda- en timemanagement van de leider. De CoS op het hoogste niveau is een volwaardig lid van het senior leiderschapsteam, zij het zonder de rang of vergoeding van een C-level executive.

   Sterke winst in productiviteit en impact

Ongeacht specifieke verantwoordelijkheden, kan een CoS een leider helpen om een sterke winst te behalen in productiviteit en impact. Bijvoorbeeld, een manager die ik Joe noem, werd gepromoveerd van hoofd Verkoop en Marketing tot president van een zojuist overgenomen middelgrote onderneming. Hetgeen betekende dat Joe rapporteerde aan een voorzitter en CEO op een ver hoofdkantoor, waardoor de baan meer politieke complexiteit kreeg. Een paar maanden later worstelde hij in zijn nieuwe rol. “Ik was mijzelf niet”, herinnert hij zich. “Ik was een stap langzamer. Ik werkte langer dan ooit, maar kreeg niet zoveel gedaan en besteedde geen tijd aan wat het belangrijkst was.”

De belangrijkste taak van een CoS is om tijd, informatie en besluitvorming effectiever te maken.

Bij sommige grote organisaties kiezen leidinggevenden die aan de CEO rapporteren, ook voor een CoS. Eén CHRO heeft er afgelopen 10 jaar vijf Chiefs of Staff in dienst gehad (de vijfde is nog steeds bij hem) terwijl hij bij twee Fortune 100-bedrijven werkte. “Het meest zichtbare voordeel voor mij is de tijd”, zegt hij. “Ik heb een derde meer tijd gekregen en ik kon meer voor elkaar krijgen. Minstens zo belangrijk is dat mijn Chiefs of Staff een systeem hebben ontwikkeld, zodat ik mij kan blijven concentreren op mijn CEO en bestuur en er toch voor kan zorgen dat de dagelijkse zaken worden afgehandeld.” Deze leidinggevende behandelt de CoS-rol als een roterende functie, die twee tot vier jaar duurt. Het is een gewilde rol, omdat het typisch een springplank is naar een grotere rol. Drie van zijn eerdere Chiefs of Staff zijn chief learning officer geworden, hoofd van Talent Acquisition, Planning en Leadership Development  / planning en senior manager op de afdeling Compensatie.

   Herkomst van de rol van Chief of Staff (CoS)

De CoS-rol is ontstaan in het leger en de overheid en gaat eeuwen terug. Cicero, de Romeinse politicus en redenaar, gebruikte een slaaf genaamd Tiro, die volgens Cicero’s biograaf Zach Bankston, als secretaris, financieel opzichter en politiek strateeg diende. ‘Napoleon: A Life’ door Andrew Roberts, beschrijft de cruciale rol die Louis-Alexandre Berthier speelde bij het helpen van Napoleon op het hoogtepunt van zijn macht. De historici Ron Chernow en Joseph Ellis hebben de CoS-achtige rol beschreven die Alexander Hamilton voor George Washington speelde. Deze mensen moeten niet worden verward met de persoonlijk secretarissen of aides-de-camp die elke leider ook had. Het waren eerder naaste adviseurs die de meest delicate strategische zaken behandelden en zeer vertrouwde vertrouwenspersonen werden.

De laatste tijd is de CoS-positie in bedrijven steeds gebruikelijker geworden. Volgens Tyler Parris, de auteur van ‘Chief of Staff: The Strategic Partner Who Will Revolutionize Your Organization’, hadden 68.000 mensen in 2015 de CoS-titel bij niet-militaire NGO’s in de Verenigde Staten – meestal grote organisaties. Parris ontdekte dat de helft van de organisaties een rotatiemodel gebruikte, waarin high potentials worden benut om een bepaalde periode (meestal twee jaar) in de rol door te brengen en vervolgens over te stappen naar een lijnfunctie.  Bij organisaties die geen rotatiemodel gebruiken, blijven mensen vaak vijf jaar of langer CoS.

   Twee andere belangrijke successfactoren

Twee factoren zullen bepalen of het opnemen van een CoS in the executive office zaken zal verbeteren.

Ten eerste: de bereidheid van de CEO om zijn/haar routine aan te passen wanneer de chief of staff eenmaal aan boord is. Als de CEO gewend is om zijn/haar eigen CoS te zijn en zo blijft handelen nadat hij/zij een CoS heeft aangenomen, dan zal zelfs de beste CoS niet uit de verf komen. 

Ten tweede: de aanwezigheid van de mogelijkheid om constructief feedback te geven en te ontvangen. Vanaf het allereerste begin zou de CEO een deal moeten sluiten met de nieuwe CoS: als de CoS zijn/haar vermogen om feedback te geven verbetert, zal de CEO voor deze feedback open staan en hier aandachtig naar luisteren. De hieruit resulterende samenwerking zal de prestaties en tevredenheid voor zowel leider als CoS, verbeteren.

   Samenvattend

Iedereen heeft hulp nodig om zijn of haar hoogste potentieel te bereiken. En om die inspanning te leveren die nodig is om een complexe organisatie succesvol te leiden. De juiste Chief of Staff kan een belangrijke bron van hulp zijn voor leiders die het beste uit zichzelf én hun organisaties willen halen.


Het volledige artikel verscheen in de mei-juni 2020 editie van Harvard Business Review.

Dan Ciampa is een voormalig CEO, een adviseur voor de executive board en schrijver van vijf boeken, inclusief ‘Transitions at the Top: What Organizations Must Do to Make Sure New Leaders Succeed (met David L. Dotlich, Wiley, 2015)’ en ‘Right from the Start: Taking Change in a New Leadership Role (met Michael Watkins, Harvard Business Review Press, 1999)’.

Chief of staff via Smeenk's Personal Assistants
Open chat
1
If you contact us via this chat, you may expect to hear from us the same day.

Have a wonderful day!

Best regards,
SMEENK'S PERSONAL ASSISTANTS
Your investment for success