Vacature: Directieassistent Prins Bernhard Cultuurfonds, Amsterdam

Kun jij niet wachten om dit voorjaar aan een prachtige, nieuwe uitdaging te beginnen? Waarin jij écht het beste uit jezelf kunt halen? En voor langere tijd optimaal kunt presteren ten gunste van deze gerenommeerde, professionele en bevlogen organisatie? Vol afwisseling, korte communicatielijnen, hechte samenwerking, wederzijds respect en een hoge kwaliteitsstandaard? Op een van de mooiste plekken van Amsterdam? En herken je je goed in het geschetste profiel? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie incl. CV, korte motivatie, salarisindicatie en (pas-)foto vóór maandag 16 maart 2020 via maartje.smeenk@smeenks.com. 

Wij verheugen ons er alvast op om kennis met je te maken. 

Tot snel!

SMEENK’S PERSONAL ASSISTANTS
Your investment for success. Through attention, focus and quality. 

ON HOLD: VACATURE: DIRECTIEASSISTENT PRINS BERNHARD CULTUURFONDS, AMSTERDAM

Functieomschrijving

Door groei van het Prins Bernhard Cultuurfonds is op haar prachtige, monumentale hoofdkantoor in Amsterdam waar ca. 50 medewerkers werkzaam zijn, de fulltime vacature ontstaan voor een professionele, proactieve en vrolijke directieassistent! Je verantwoordelijkheden bestaan uit het ondersteunen van een veeleisende en drukbezette bestuurder van A-Z, het naar behoefte ondersteunen van de bestuurssecretaris én het hoofd Directiesecretariaat, Receptie en Facility. Bij je werkzaamheden ligt een sterke focus op proactiviteit, mee- en vooruitdenken en het initiëren, signaleren en coördineren van te ondernemen acties. Hierbij werk je nauw samen met een directiesecretaresse. Je rapporteert aan het hoofd Directiesecretariaat, Receptie en Facility.

Ten aanzien van je werkzaamheden kun je o.a. denken aan:

  • Eerste aanspreekpunt, zowel in- als extern;
  • Optimaal stroomlijnen en structureren van de dagelijkse gang van zaken;
  • Verdiepen in processen, procedures en regelgeving;
  • Plannen, voorbereiden en organiseren van diverse vergaderingen en bijeenkomsten, o.a. MT, benoemingen RvT en Taskforce Provinciale Afdelingen;
  • Bewaken van de MT-agenda;
  • Notuleren van en zorgdragen voor de follow-up van actiepunten en besluiten;
  • Coördineren van informatiestromen;
  • Verzorgen van correspondentie, e-mails, presentaties en beleidsstukken;
  • Bewaken van huisstijl en kwaliteit;
  • Up-to-date houden van het relatiebestand;
  • Postbehandeling;
  • E-archivering.

De ideale kandidaat

De wereld van het Prins Bernhard Cultuurfonds laat je hart sneller kloppen! Je bent vrolijk, besluitvaardig, integer, accuraat, nauwkeurig, betrouwbaar, initiatiefrijk, no-nonsense en proactief. En vanzelfsprekend vlot, flink, toegankelijk, flexibel en een échte teamplayer! Je denkt goed mee en vooruit, ontplooit initiatieven en signaleert, initieert en coördineert te ondernemen acties. Je wordt graag betrokken bij de activiteiten en doelstellingen van je organisatie, neemt waar mogelijk werk uit handen en hebt hart voor de management-ondersteunende rol. Hiernaast ben je representatief, sterk sociaal ingesteld en weet je op elk niveau te communiceren. Verder vind je het leuk om je er optimaal voor in te zetten dat jouw organisatie duurzaam verder excelleert, vanuit een goede, coöperatieve en respectvolle sfeer!

Concreet voldoe je aan de volgende criteria en beschik je over de volgende competenties:

Criteria

  • Afgeronde opleiding Management, Economie en Recht (hbo-MER), Hotelmanagement en/of Business Support van Schoevers;
  • Minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een professionele omgeving;
  • Uitstekende uitdrukkingsvaardigheden in en beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Goede kennis van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • Uitstekende beheersing van MsOffice, CRM Dynamics en tech-savvy;
  • Ervaring in het onderhouden van contacten op elk niveau;
  • Ervaring in het aansturen van en leidinggeven aan een team;
  • Onderstaande introductiefilm van het Prins Bernhard Cultuurfonds maakt je blij!

Competenties

  • Klant- en servicegericht;
  • Goed verbanden kunnen leggen tussen activiteiten en de hieruit voortvloeiende prioriteiten;
  • Accuraat, nauwkeurig en stressbestendig;
  • Sterk in organiseren en verantwoordelijkheid durven nemen;
  • Thuis in een dynamische organisatie met ‘een hoger doel’;
  • Zowel goed zelfstandig als in een team kunnen functioneren;
  • Goed in het opbouwen van een (in- en extern) netwerk;
  • Goed empathisch vermogen;
  • Goed kunnen enthousiasmeren, motiveren en samenwerken (leidinggevende capaciteiten);
  • Proactief, besluitvaardig en initiatiefrijk;
  • Flexibel, oplossings- en resultaatgericht;
  • Tactvol, integer en goede omgangsvormen;
  • Graag met een team een topresultaat neerzetten (samenwerken en resultaatgericht);
  • Geen 9 tot 5-mentaliteit.

 

De organisatie

Het Prins Bernhard Cultuurfonds met één hoofdkantoor en 12 provinciale afdelingen, ondersteunt en stimuleert jaarlijks meer dan 3.500 bijzondere initiatieven, projecten en talenten in Nederland op het gebied cultuur, natuur en wetenschap. Van geschiedenis, letteren, wetenschap, muziek, theater en film, tot beeldende kunst, natuur, monumentenzorg en buurtcultuur. Met jaarlijks een budget van in totaal ruim € 35 miljoen aan particuliere gelden, maakt zij vele financiële bijdragen, opdrachten, prijzen en beurzen mogelijk. Als inspirator van het hedendaags mecenaat geeft zij tevens onafhankelijk en deskundig filantropieadvies aan particulieren, bedrijven en stichtingen. Dagelijks realiseren ca. 80 bevlogen medewerkers “De Kunst van het geven”. Door groei van het fonds is op haar prachtige, monumentale hoofdkantoor in Amsterdam waar ca. 50 medewerkers werkzaam zijn, de fulltime vacature ontstaan voor een professionele, proactieve en vrolijke directieassistent!

De collectieve kernwaarden die deze stichting haar unieke identiteit geven en bepalen waar zij voor staat en hoe zij werkt, zijn: ‘noblesse oblige’, professioneel, hecht, bevlogen en respectvol. De stichting kenmerkt zich verder als ambitieus, integer, beschaafd, empathisch, transparant en betrokken. Hoge waarden en normen, korte communicatielijnen, heldere afspraken, hechte samenwerking met haar stakeholders en het realiseren van een hoge kwaliteitsstandaard op elk niveau, vormen een rode draad in al haar denken en doen.

Arbeidsvoorwaarden

Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden binnen een professionele, ambitieuze en bevlogen stichting.

Sollicitatie-informatie

Kortom, kun jij niet wachten om dit voorjaar aan een prachtige, nieuwe uitdaging te beginnen? Waarin jij écht het beste uit jezelf kunt halen? En voor langere tijd optimaal kunt presteren ten gunste van deze gerenommeerde, professionele en bevlogen organisatie? Vol afwisseling, korte communicatielijnen, hechte samenwerking, wederzijds respect en een hoge kwaliteitsstandaard? Op een van de mooiste plekken van Amsterdam? En herken je je goed in het geschetste profiel? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie incl. CV, korte motivatie, salarisindicatie en (pas-)foto vóór maandag 16 maart 2020 via maartje.smeenk@smeenks.com. Wij verheugen ons er alvast op om met je kennis te maken. Tot snel!

Exclusiviteit

De search voor deze vacature wordt exclusief verzorgd door Smeenk’s Personal Assistants. Rechtstreekse sollicitaties bij het Prins Bernhard Cultuurfonds worden niet in behandeling genomen.

Procedure

  • Sluitingstermijn reacties: maandag 16 maart 2020;
  • Kennismakingsgesprekken Smeenk’s Personal Assistants, Amsterdam: w/c 16 maart 2020;
  • Sollicitatiegesprekken Prins Bernhard Cultuurfonds: w/c 23 maart 2020, Amsterdam;
  • Aanvaarding functie: zo snel mogelijk, maar uiterlijk per 1 mei 2020;
  • Dienstverband: vast (36-40 uur per week).