EXCELLENT EXCELLEREN

Maartje C. Smeenk
Directeur-eigenaar SMEENK’S Top Personal Assistants

Ter inspiratie dit keer een interview dat wij eerder als een van onze ‘best practices’ hebben gepubliceerd in onze nieuwsbrief 2012/17. Wij delen dit graag nogmaals als Classic, omdat het naar onze mening enerzijds uitstekend laat zien hoe de juiste Personal Assistant een leidinggevende en organisatie duurzaam kan laten excelleren. En anderzijds hoe de juiste Top Personal Assistant uitstekend door kan groeien.

Wij wensen u veel inspiratie en leesplezier!

En uiteraard, wilt u uw ambities ook duurzaam kunnen waarmaken? Excellent kunnen excelleren met uw organisatie? Inclusief organisch groeiperspectief? In een cultuur van enthousiasme, betrokkenheid en ondernemersgeest? Aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. 

Wij zijn u graag van dienst. 

Persoonlijk, deskundig en plezierig!

SMEENK’S TOP PERSONAL ASSISTANTS
Assisting excellent leadership. Through attention, focus and quality.

EXCELLENT EXCELLEREN

Maartje C. Smeenk
Directeur-eigenaar Smeenk’s Top Personal Assistants

Update: Shelly Klomp was Personal Assistant van Gert van der Steen, CEO van International Wellness Resorts (IWR) en voormalig Recron Ondernemer van het Jaar, gedurende 2012 tot begin 2014. Zij combineerde deze rol al snel met de rol van Kwaliteitsmanager voor alle vijf vestigingen. In februari 2014 groeide Shelly door naar de rol van Vestigingsmanager met eindverantwoording voor de toen net door IWR verworven vestiging, “De Zwaluwhoeve” in Hierden. Na ruim vier jaar groeide zij door naar Operationeel Manager voor IWR Elysium en IWR Spa Weesp. Na in totaal zeven jaar heeft zij na het vertrek van haar CEO, besloten om de organisatie medio 2019 te verlaten. Zij is nu zelf general manager van een sauna-organisatie.

Hieronder leest u hoe het begon.

Dagelijks genieten talloze gasten van pure ontspanning in een van de wellness resorts van International Wellness Resorts uit Emst. Achter de schermen vraagt die ontspanning inspanning! Top Personal Assistant Shelly Klomp ondersteunt CEO Founder Gert van der Steen én Recron Ondernemer van het Jaar 2011, bij het waarmaken van zijn ambities. 

     Betrokken

Midden in alle hectiek rondom de overname van Elysium in Bleiswijk, trad Shelly Klomp via Maartje Smeenk in dienst als Top Personal Assistant van Gert van der Steen. Shelly werkte -na de Hogere Hotelschool- eerst als Front & Back Officemanager bij een viersterren hotel. Zij vertelt: “Ik kwam bij IWR binnen tijdens een heel drukke periode. Vanaf dag één ben ik overal bij betrokken en mee naartoe genomen. Mensen kijken soms nog wel eens raar op als Gert zijn PA meeneemt naar een afspraak. Maar wij kunnen op deze manier heel snel werken. Op kantoor bereid ik de afspraak voor en in de auto spreken wij dat door. Tijdens de afspraak maak ik de notulen en noteer ik alle actiepunten. Terug in de auto kan ik dan al gaan bellen om zaken in gang te zetten. En ik houd uiteraard in de gaten of alle acties ook echt worden opgepakt. Dat neemt Gert heel veel werk uit handen.”

     Goed geïnformeerd

Om een goede PA te kunnen zijn, moet je goed geïnformeerd zijn, vindt Shelly. “Gert geeft mij heel veel vertrouwen. Alles wat hij weet, mag ik ook weten. Dat is belangrijk, want als je veel weet, kun je zelf natuurlijk ook veel zaken oppakken en uit handen nemen. Ik doe alle mail, post, telefoon dus daar kan ik ook veel informatie uithalen. Gert en ik zitten samen in één kantoor, daardoor hoor ik ook heel veel. Als ik niet mee ben naar een afspraak, vraag ik hoe het ging. Daar staat zijn hoofd niet altijd naar, maar als ik het weet, heeft hij er ook voordeel van. En als hij heel druk is, dan houd ik mij rustig en zet ik alleen even een kopje koffie neer. Je voelt wel aan wanneer je beter niets of juist wel iets kunt zeggen. Ik maak bijvoorbeeld ook notulen van het strategisch teamoverleg. In het begin schrijf je alleen, maar op een gegeven moment krijg je zelf ook ideeën, omdat je steeds meer weet en hoort. Inmiddels vragen zij standaard of ik nog onderwerpen heb. Zo raak je steeds meer betrokken.”

     Eigen initiatief

Naast het werk voor Gert, pakt Shelly nog andere projecten op. Zij begeleidde bijvoorbeeld de invoering van een nieuw personeelsregistratiesysteem. Ook was zij nauw betrokken bij de aanschaf van een nieuw reserveringssysteem. Daarnaast doet zij onder andere de eindcontrole van alle facturen en heeft zij een start gemaakt met een uniform kwaliteitskeurmerk voor alle vijf vestigingen. Shelly: “Ik trek veel werk naar mij toe. Gert weet dat ik er altijd voor hem ben als hij mij nodig heeft. En als ik tijd heb voor andere projecten, dan doe ik die erbij. Hij waardeert het dat ik eigen initiatief neem. En dat ik liever geen leidinggevende heb die mij elke dag vertelt wat ik moet doen.”

     Ondernemerschap

De vraag is wel: hoe houd je die drukke baan vol? “Ik heb een hoog werktempo. Verder ben ik eerder dan Gert op kantoor, zodat ik alvast een voorsprong heb. En wij gaan ’s avonds tegelijkertijd weg. Ik wist van tevoren dat het geen 9 tot 5 baan is. Mijn telefoon staat altijd aan en als het druk is, dan sla ik mijn avondje hardlopen met vriendinnen over. Dat heb ik er voor over. Het is heel belangrijk dat je ervoor gaat. Ik heb zelf ook ondernemerschap in mij. Alles wat ik hier leer, hoop ik ooit nog eens te kunnen gebruiken in mijn eigen bedrijf. Maar eerst liggen hier nog uitdagingen genoeg, want Gert zit nog vol met plannen!”